06 Mrz 2021

Simon Hengel

Freiberuflicher Autor

Stichtag 30. April: Jahresmeldebescheinigung für die Mitarbeiter aushändigen

Einmal im Jahr müssen Sie als Arbeitgeber allen Beschäftigten eine detaillierte Bescheinigung der Zahlen und Werte aushändigen, die Sie für den jeweiligen Mitarbeiter im Vorjahr an die Sozialversicherung gemeldet haben. Und wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, müssen Sie ihm ebenfalls eine entsprechende Meldebescheinigung aushändigen.

Die „Unterrichtung des Arbeitnehmers“

Dass Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die ihn betreffenden Meldungen zur Sozialversicherung bescheinigen müssen, schreibt Paragraph 25 der DEÜV vor, der „Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung“.

Auch für den Zeitpunkt gibt die Verordnung ein festes Datum vor:

  • Die Bescheinigung für das Vorjahr muss spätestens am 30. April übermittelt sein. Normalerweise erhält sie der Mitarbeiter zusammen mit einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung.
  • Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, muss die Meldebescheinigung direkt nach der letzten DEÜV-Meldung erstellt und ausgehändigt werden.

Außerdem müssen Sie eine Kopie der Meldebescheinigungen beim Lohnkonto aufbewahren.

Ein Hinweis: Die Jahresmeldebescheinigung für den versicherten Arbeitnehmer darf nicht verwechselt werden mit den Jahresmeldungen zur Sozialversicherung bzw. zur Unfallversicherung, auch wenn die Zahlenbasis natürlich die Gleiche ist. Die Jahresmeldungen an die Sozialversicherungsträger müssen schon bis Mitte Februar übermittelt sein.

Mit ilohngehalt brauchen Sie die Bescheinigung nur herunterzuladen

Über die Erstellung und Archivierung der Meldebescheinigungen müssen Sie sich als ilohngehalt-Nutzer keine Gedanken machen. Sie finden die Bescheinigungen fertig vorbereitet im Bereich -> „Lohnabrechnung“ im Menüpunkt -> „Berichte“. Klicken Sie auf den Eintrag -> „Bescheinigungen nach § 25 DEÜV“ in der Liste, um zum Download-Menü zu gelangen. Dort können Sie den gewünschten Mitarbeiter und das betreffende Jahr auswählen. Der Button „Wählen“ löst den Download der PDF-Datei aus.

Versicherungs- und Anspruchsnachweis für den Arbeitnehmer

Die Meldebescheinigung weist verschiedene Angaben aus, darunter den Zeitraum der Beschäftigung im Vorjahr, den erzielten beitragspflichtigen Bruttoverdienst, den Personengruppenschlüssel und den Beitragsgruppenschlüssel. Dazu kommen gegebenenfalls die gesetzliche Krankenkasse sowie die persönlichen Angaben des Mitarbeiters einschließlich Sozialversicherungsnummer. Außerdem wird bis einschließlich zum Meldejahr 2020 eine mögliche Mehrfachbeschäftigung festgehalten. Die entsprechenden Angaben wurden auch so zur Sozialversicherung gemeldet.

Sinn der Bescheinigung ist es, dem Mitarbeiter einen Nachweis über die von ihm erworbenen Versicherungsansprüche in der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu geben. Außerdem wird ihm bescheinigt, dass diese Informationen an die Sozialversicherungsträger gemeldet wurden, darunter an die Deutsche Rentenversicherung.

Bei der Rentenversicherung sind korrekte Meldungen besonders wichtig, weil sich hier die Dauer und Höhe der Beitragszahlung direkt auf die späteren Rentenansprüche auswirkt. Sollte bei der DRV ein Fehler unterlaufen, kann der Mitarbeiter später anhand der Jahresmeldebescheinigungen Kontenklärung durchführen und seinen Leistungsanspruch untermauern.

DEÜV-Meldungen und –Nachweise in ilohngehalt

Die Erstellung der in der DEÜV vorgeschriebenen Nachweise bzw. Meldungen und ihre Übermittlung an die Sozialversicherungsträger erledigt ilohngehalt standardmäßig. Sie können die Einstellung im Bereich -> Firma -> Einrichtung überprüfen, dort muss bei „DEÜV erstellen“ ein Häkchen gesetzt sein. Nach der ersten Lohnabrechnung kann diese Funktion nicht mehr abgewählt werden, dann steht dort einfach „ja“. Die übermittelten Meldungen zu jedem Mitarbeiter sind im Bereich -> „Mitarbeiter“ unter -> „DEÜV-Meldungen“ aufgelistet.

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