09 Aug 2021

Simon Hengel

Freiberuflicher Autor

Steuerfreier Sachlohn: Ab 2022 steigt die Freigrenze auf 50 Euro monatlich

Gutscheine und andere Goodies für Mitarbeiter statt fürs Finanzamt

Die Freigrenze für steuerfreien Sachlohn steigt zum Jahreswechsel 2021/2022 auf 50 Euro pro Monat. Aktuell liegt sie noch bei 44 Euro. Steuerfreier Sachlohn bedeutet: Bis zu diesem Wert können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei Gutscheine, Waren oder Dienstleistungen zukommen lassen.

Derzeit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern „Sachen“ im Wert von bis zu 44 Euro im Monat zukommen lassen, ohne dass Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge darauf anfallen. Ab dem 01. Januar 2022 steigt diese Freigrenze auf 50 Euro pro Monat.

Neben greifbaren Waren oder Produkten aller Art zählen auch Dienstleistungen oder Gutscheine als Sachlohn.

Drei wichtige Punkte zur Freigrenze:

  • Die Freigrenze darf um keinen Cent überschritten werden. Sonst ist der gesamte Wert steuerpflichtig, nicht nur der darüber liegende Teil.
  • Als Wert der Sachleistung zählt immer der Bruttobetrag, einschließlich der Umsatzsteuer.
  • Die Freigrenze gilt tatsächlich und nicht nur rechnerisch pro Monat. Gibt es einmal im Quartal einen Gutschein im Wert von 132 Euro (= dreimal 44 Euro), ist dieser voll steuerpflichtig.

Gutscheine und Geldkarten: Zusätzliche Bedingungen

In vielen Fällen besteht Sachlohn nicht aus greifbaren Produkten, sondern wird in Form von Gutscheinen, Guthabenkarten, digitalen Gutscheincodes oder ähnlichem ausgegeben. Dabei müssen über die Wertgrenze hinaus weitere Voraussetzungen beachtet werden:

  • Für den Gutschein, den Guthaben-Code oder die Guthabenkarte darf es nur Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber selbst oder einem anderen Unternehmen geben. Vor allem darf kein Geld zur Auszahlung kommen, auch nicht von Restbeträgen.
  • Eine Wertkarte mit Einkaufsguthaben darf nicht als allgemeines Zahlungsmittel einsetzbar sein, quasi wie eine Kreditkarte. Die genauen Bedingungen stehen im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG). Vereinfacht gesagt: Gutscheine und Guthaben dürfen nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen des Ausstellers berechtigen, oder bei einem begrenzten Kreis von Anbietern im Inland, mit denen der Aussteller einen Vertrag abgeschlossen hat. Praktisch sind solche Gutscheine damit nur bei bestimmten Anbietern oder Ketten oder nur für bestimmte Waren oder Dienstleistungen nutzbar.
  • Gutscheine, Guthaben und Geldkarten müssen die Mitarbeiter zusätzlich zum „ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erhalten, sozusagen obendrauf.
    Bei einer Gehaltsumwandlung sind Gutscheine und Wertguthaben dagegen nicht steuerfrei: Wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter in Zukunft jeden Monat einen Gutschein-Code über 44 Euro (bzw. 50 Euro ab 2022) aushändigt und ihm gleichzeitig entsprechend weniger Lohn überweist, bleibt die Lohnsteuer gleich.

Geld für Sachbezug? Das ist kein Sachlohn!

Bekommt der Mitarbeiter Geld, dann handelt es sich um steuerpflichtigen Barlohn und nicht um Sachlohn. Das gilt selbst dann, wenn die Summe mit einer klaren Zweckbestimmung ausgezahlt wird und der Mitarbeiter die entsprechende Verwendung mit einer Quittung belegt.

Beispiel: Soll der Sachlohn in einer Mitgliedschaft beim Fitnessstudio bestehen, kann der Arbeitgeber die Rechnung dort direkt bezahlen oder dem Arbeitnehmer einen Gutschein aushändigen. Wenn er ihm jedoch das Geld für die Monatsmitgliedschaft aushändigt, dann ist das kein steuerfreier Sachlohn, selbst wenn der Mitarbeiter die Summe tatsächlich fürs Sportstudio verwendet.

Typische Beispiele für Sachlohn

Die Möglichkeiten sind groß, auch wenn die Wertgrenze und die anderen gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden müssen. Ein paar Beispiele:

  • die Monatsgebühr fürs Fitness-Studio, oder einen Zuschuss dazu
  • eine monatliche Gemüsekiste vom Bio-Bauern
  • Tankgutscheine
  • Guthaben-Karten für eine Streaming-Plattform
  • Einkaufsgutscheine für eine Einzelhandelskette oder einen Online-Shop

Gerade in einem kleineren Betrieb kann der Sachlohn sich an den Vorlieben und Gewohnheiten der Mitarbeiter ausrichten. Diese gehen immer wieder einmal nach Feierabend beim Vietnamesen nebenan essen? Dann bietet sich ein Restaurantgutschein als „steuerfreie Sachleistung des Arbeitgebers“ an.

Wichtig: Ein Essenszuschuss des Arbeitgebers („digitale Essensmarken“) ist kein Sachlohn – dafür gelten eigene Regeln.

Tipp: Besser keine Experimente ohne Beratung

Steuerfreier Sachlohn ist eine schöne Sache. Damit ist es aber vorbei, wenn später ein Betriebsprüfer feststellt, dass eine Voraussetzung für die Steuerfreiheit fehlt und deshalb Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen sind.

Mit etablierten Anbietern von Karten oder Apps für den steuerfreien Sachbezug liegt man im Allgemeinen richtig. Wer sicher gehen will, sollte zusätzlich den Steuerberater fragen.

Alle Unterlagen zum Sachlohn, etwa die Quittungen für den Arbeitgeber, gehören zum Lohnkonto.

Alternativen zum Sachlohn:

  • Eine mögliche Alternative zum Sachlohn sind sogenannte steuerfreie Aufmerksamkeiten. Ihr Wert kann bei jedem Anlass bis zu 60 Euro ausmachen. Voraussetzung ist ein persönlicher Anlass, bei dem Geschenke üblich sind – etwa das fünfjährige Jubiläum in der Firma oder der Geburtstag des Mitarbeiters.
  • Yoga-Kurse, Rückengymnastik, gesundheitsorientierte Kochkurse und andere Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung darf der Arbeitgeber den Mitarbeitern bis zum Wert von 600 Euro pro Jahr finanzieren, ohne dass Lohnsteuer anfällt. Allerdings muss die Maßnahme zertifiziert sein und zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgen. Mehr dazu steht im Beitrag „Betriebliche Gesundheitsförderung: 600 Euro steuerfrei“.

 

Sachlohn, Aufmerksamkeiten und betriebliche Gesundheitsförderung können kombiniert werden.

Sachlohn in ilohngehalt

Es ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, Sachlohn-Leistungen auf der Lohnabrechnung auszuweisen. Zu Dokumentationszwecken ist das aber sinnvoll.

Dazu bietet ilohngehalt im Bereich -> „Lohnberechnung“ (1) die Eingabe für -> „Variable Nettozuschläge“ (2) oder für -> „Feste Nettozuschläge“ an. Beide sind für Beträge vorgesehen, die steuer- und sozialversicherungsfreies Entgelt darstellen.

  • Feste Nettozuschläge werden einmal eingegeben und dann für jeden Monat fortgeschrieben. Nutzen Sie dieses Feld, wenn Ihr Mitarbeiter jeden Monat eine gleichbleibende Sachlohn-Leistung erhält.
  • Variable Nettozuschläge werden nur einmal für den betreffenden Monat ausgewiesen und eigenen sich für einmalige oder nur gelegentliche Sachlohn-Leistungen.

Die Eingabe ist in beiden Fällen gleich: Vermerken Sie einfach den Wert der Sachlohnleistung. (z. B: 44 Euro bzw. ab 2022 50 Euro, oder ggf. weniger) in der Liste (3) und speichern Sie ab (4).

Nach dem Speichern erscheint der Sachlohn als Zuschlag mit der laufenden Nummer in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das können Sie mit der Testabrechnung (5) prüfen.

Tipp: Nicht mit Sachlohn zu verwechseln sind die Sachbezugswerte: pauschale Werte für den geldwerten Vorteil, wenn der Arbeitgeber zum Beispiel auf Geschäftsreisen oder Montage Essen und Übernachtung bezahlt. Erläuterungen dazu gibt es unter „Sachbezugswerte: Wenn der Arbeitgeber Kost und Unterkunft übernimmt“.

 

Themen

Verwandte Artikel