So tragen Sie Urlaub der Mitarbeiter ein

Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie den Urlaubsanspruch und die genommenen Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter in ilohngehalt eintragen.

Urlaubsanspruch eintragen

  • Um den Urlaubsanspruch einzugeben, wählen Sie im Bereich -> „Mitarbeiter“ (1) den Menüpunkt -> „persönliche Daten“ (2). Dabei muss der betreffende Arbeitnehmer ausgewählt sein (3).

  • Im Feld „Urlaubsanspruch“ geben Sie die Urlaubstage ein (4). Das gesetzliche Minimum sind 20 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche, oft erhalten Arbeitnehmer auch mehr.
  • Im Feld „Url.-Anspruch Methode“ können Sie auswählen, ob für den Fall der Abgeltung der gesamte Urlaubsanspruch ab Januar bestehen soll („Jahresanspruch im Januar“), oder ob mit jedem Monat des Kalenderjahrs je ein Zwölftel des Jahresanspruchs hinzukommt („Zwölftel jeden Monat“).

Speichern Sie anschließend Ihre Eingabe mit einem Klick auf-> „Speichern“ ab.

 

Genommene Urlaubstage eingeben

  • Um vom Arbeitnehmer genommene Urlaubstage einzugeben, wählen Sie im Bereich -> „Lohnberechnung“ (5) den Menüpunkt -> „Abwesenheiten“ (6). Auch hier muss der betreffende Mitarbeiter ausgewählt sein.

  • In der Tabelle „Abwesenheiten“ geben Sie das „Startdatum“ und „Enddatum“ des Urlaubs in der obersten freien Zeile ein. (7).
  • Klicken Sie als nächstes auf den Button „Auswahl“ in der Spalte „Abwesenheitscode“ (8). Es öffnet sich das Auswahlfenster für die Abwesenheitscodes. Klicken Sie dort auf „Vorwärts“, um zur zweiten Seite mit Auswahloptionen zu kommen.

  • Auf der zweiten Seite findet sich der Eintrag für „Urlaub – bezahlt“ mit dem Abwesenheitscode „20“. Klicken Sie in dieser Zeile auf den Button „Auswahl“ (9).

  • Der Auswahldialog für Abwesenheitscodes schließt sich, die Tabelle „Abwesenheiten“ öffnet sich automatisch. In der Zeile für den Urlaub ist das Feld „Abwesenheitscode“ nun mit dem korrekten Code „20“ ausgefüllt.

Damit sind die genommenen Urlaubstage für den Mitarbeiter eingegeben. Schließen Sie mit „Speichern“ ab (10).

 

Wichtiger Hinweis: Urlaub & Feiertage

In der Firmendatenbank sind sämtliche bundesweite Feiertage hinterlegt, auch die der einzelnen Bundesländer. Bei der Hinterlegung des Urlaubs bei den Mitarbeitern werden diese in den Abwesenheiten jedoch nicht berücksichtigt.

Dies hat bei der Eingabe von Urlaub zu folgen, da Sie hier manuell tätig werden müssen. Sollte in der Zeit, in der ein Mitarbeiter Urlaub hat, ein Feiertag fallen und der Mitarbeiter an diesem Tag nicht arbeiten müssen, so muss der Urlaub für diesen Tag unterbrochen werden. Für die Berechnung des Urlaubes ist es deshalb wichtig im Bereich Mitarbeiter>Sonderfälle die Arbeitstage zu pflegen.

Anhand des Weihnachtsurlaubs 2020 möchten wir Ihnen das genauer erläutern. Das Beispiel gilt für eine 5 Tage Woche Montag bis Freitag. Ihr Mitarbeiter möchte vom 15.12. bis ins neue Jahr Urlaub machen. In dem Urlaubszeitraum gibt es zwei gesetzliche Feiertage. Der 1. Und 2. Weihnachtsfeiertag. 2020 fällt der 25.12. auf einen Freitag und muss beim Eintragen des Urlaubs beachtet werden.

Falsch wäre in diesem Fall:

Korrekt wäre in diesem Fall:

Voraussetzung ist, Sie haben für den 24.12. und 31.12 keine abweichenden Regelungen getroffen haben, wie z.B. einen Überstundenabbau oder einen halben Tag frei.

Ein gezahlter Betrag wird bei Urlaub nicht eingetragen da es sich bei Urlaub um keine Erstattung seitens der Krankenkasse, also um keine AAG Meldung, handelt.

 

Urlaubsentgelt gesondert ausweisen?

Wenn Sie wollen, können Sie dafür sorgen, dass in der Lohnabrechnung das Urlaubsentgelt gesondert vom normalen Arbeitsentgelt ausgewiesen wird. Das ist allerdings keine Pflicht und erfordert etwas Zusatzarbeit. Wenn Sie darauf Wert legen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Geben Sie das Urlaubsentgelt im Feld der Spalte „Gezahlter Betrag“ in der Liste „Abwesenheiten“ ein. Gemeint ist damit der Lohn/das Gehalt für die Urlaubstage, nicht ein eventuell zusätzlich gezahltes Urlaubsgeld.

  • Wichtig: Wenn Sie das Urlaubsentgelt über die Tabelle „Abwesenheiten“ eingeben, müssen Sie den Wert des Monatslohns oder Gehalts für diesen Monat um den gleichen Betrag verringern! Gehen Sie dazu im Bereich -> „Lohnberechnung“ auf den Menüpunkt -> „Gehalt & Monatslohn“ und passen Sie dort den Betrag im Feld „Gehalt“ oder „Monatslohn“ entsprechend an. In unserem Beispiel beträgt das Gehalt des Mitarbeiters 2.000 Euro. Da wir im vorliegenden Monat 460 Euro als Urlaubsentgelt eingegeben haben, müssen wir das Gehalt nun auf 1.540 Euro absenken. Denken Sie aber bitte daran, dass sich das Urlaubsentgelt auf Grund von eventuell gezahlten Zuschlägen in den Monaten zuvor ändern kann und gegebenenfalls angepasst werden muss.

Vergessen Sie nicht, zu speichern. Selbstverständlich muss der Betrag im nächsten Monat (ohne Urlaubstage) wieder hochgesetzt werden.

  • Durch einen Klick auf den Button -> „Test-Lohn/Gehaltsabr.“ können Sie bei Bedarf eine Vorschau der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung aufrufen. Darin werden neben dem Urlaubsentgelt auch die genommenen Urlaubstage und der restliche Urlaubsanspruch ausgewiesen, und zwar am Ende des Dokuments unter „Monats- und Jahresabrechnung“.

Urlaubsgeld eintragen

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter zusätzlich zum Urlaubsentgelt auch ein Urlaubsgeld zahlen, dann geben Sie den Betrag im Bereich -> „Lohnberechnung“ unter dem Menüpunkt –> „Einmalzahlungen“ im Feld für „Urlaubsgeld“ ein.

Vergessen Sie auch hier nicht, zu speichern.

Weitere Informationen

Weitere Erläuterungen zum Urlaubsentgelt und seiner Berechnung, zum Urlaubsgeld und zum Unterschied zwischen beiden Leistungen liefern die Beiträge:

Zurück zur Hilfe zu ilohngehalt