Wer muss eine Sofortmeldung für neue Mitarbeiter abgeben?

Wer Arbeitnehmer beschäftigt, muss sie den Einzugsstellen der Sozialversicherung melden. Das gilt für alle Beschäftigten, einschließlich von Minijobbern, kurzfristigen Aushilfen und Praktikanten. Allerdings gibt es Unterschiede bei den Meldefristen.

Grundsätzlich muss die reguläre Meldung an die Sozialversicherung mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen.

Für bestimmte Branchen gilt zusätzlich dieSofortmeldepflicht: Dann muss die Meldung spätestens mit der Beschäftigungsaufnahme erfolgen. Wenn der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, muss er bereits gemeldet sein. Eine Meldung im Verlauf des ersten Arbeitstags ist schon nicht mehr fristgerecht.

Keine Sofortmeldung? Bußgeld bis zu 25.000 Euro möglich

Beim Verstoß gegen die Pflicht zur Sofortmeldung drohen Bußgelder: Dann etwa, wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls nicht gemeldete Arbeitnehmer antrifft. Das ist eine Ordnungswidrigkeit und kann bis zu 25.000 Euro kosten.

Für welche Branchen und Wirtschaftszweige gilt die Sofortmeldepflicht?

Im Gesetz steht eine Liste (unter § 28a Absatz 4 Sozialgesetzbuch IV, falls Sie nachschauen wollen). Von der Sofortmeldepflicht sind diese Branchen betroffen:

  • Bauunternehmen einschließlich von Baunebengewerbe, Ausbaubetrieben sowie Garten- und Landschaftsbau, also neben Tiefbau- oder Maurerbetrieben unter anderem Trockenbauer und Fliesenleger
  • Gaststätten- und Beherbergungsunternehmen und damit außer Hotels, Cafés und Restaurants beispielsweise auch Pensionen, Campingplatzbetreiber, Event-Agenturen sowie Catering-Services
  • Gebäudereinigungsbetriebe einschließlich von Diensten für Getränkeleitungsreinigung, Maschinenreinigung, Parkettreinigung und Ungezieferbeseitigung
  • Wach- und Sicherheitsdienste von der Einlasskontrolle über den Personen- bis hin zum Objektschutz
  • Personenbeförderungs-, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikbetriebe, dazu gehören unter anderem Taxibetriebe, Paketdienste und Reisebusunternehmen, Lagerbetriebe, private Müllentsorger oder Abschleppdienste
  • Unternehmen der Fleischwirtschaft vom Schlachthof über den Groß- bis zum Einzelhandel, (wenn der Verkauf von Fleisch- und Wurstwaren nicht im Mittelpunkt steht, wie im Supermarkt, entfällt die Sofortmeldepflicht)
  • das Schaustellergewerbe vom Fahrgeschäft bis zur Schießbude
  • Unternehmen der Forstwirtschaft (Holzeinschlag und -transport)
  • Messebau und Messenveranstalter (aber nicht die Aussteller selbst)
  • das Prostitutionsgewerbe

Besteht für mein Unternehmen Sofortmeldepflicht?

Entscheidend sind die Geschäftsaktivitäten Ihres Unternehmens, und ob die Mehrzahl Ihrer Arbeitnehmer Tätigkeiten der genannten Art ausführt. Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht zu den Berufsgenossenschaften für die genannten Branchen gehört, nicht unter bestimmte Tarifverträge (etwa den BRTV-Bau) fällt oder von der Arbeitsagentur nicht als Baubetrieb eingeordnet wird, ist das kein schlagendes Argument gegen die Sofortmeldepflicht.

Im Zweifelsfall können Sie bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters oder auch bei der Minijob-Zentrale nachfragen.

Falls Ihr Betrieb unter die Sofortmeldepflicht fällt, gilt diese für sämtliche Beschäftigten – also genauso für Bürokräfte im Innendienst wie für Bauarbeiter, Fahrer oder Reinigungskräfte.

Hinweis: Ausweispflicht

Für die Branchen, in denen für Arbeitnehmer Sofortmeldepflicht besteht, gilt noch eine weitere Vorschrift: Die Mitarbeiter müssen sich während der Arbeitszeit ausweisen können, etwa durch den Personalausweis.

Ihre Arbeitnehmer müssen also ihre Papiere dabeihaben. Auch in diesem Fall droht sonst Ihnen als Arbeitgeber ein Bußgeld. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter ausdrücklich auf diese Pflicht hinweisen. Das sollten Sie schriftlich tun und sich per Unterschrift bestätigen lassen.

Sofortmeldung mit ilohngehalt: geht ganz einfach und jederzeit

Wenn für Ihr Unternehmen Sofortmeldepflicht besteht, setzen Sie ganz einfach unter 'Firma', 'Einrichtung', 'Sofortmeldungen erstellen' ein Häkchen. Dann wird für jeden neu angelegten Mitarbeiter direkt eine Sofortmeldung übermittelt.

Empfänger der „Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung nach § 28a Absatz 4 SGB IV“ mit Meldegrund 20 ist die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung). Sie umfasst Vor- und Nachnamen, Versicherungsnummer (ersatzweise Adresse und Geburtsdatum), die Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Tag der Beschäftigungsaufnahme. Aber das muss Sie als ilohngehalt-Nutzer nicht weiter kümmern – das Programm kümmert sich ja darum.

Ein weiterer Vorteil von ilohngehalt als Online-Lohnabrechnung: Die Sofortmeldung lässt sich auch am Wochenende oder nachts abgeben. Auf den Steuerberater oder das Lohnbüro müssen Sie nicht warten. Das zahlt sich aus: Schließlich muss die Sofortmeldung erledigt sein, wenn der oder die Neue die Arbeit aufnimmt. Auch wenn das sonntagmorgens geschieht.

Für einen bestimmten Mitarbeiter wollen Sie doch keine Sofortmeldung abgeben? In diesem Fall genügt ein Häkchen bei 'Verzicht Sofortmeldung' unter 'Mitarbeiter', 'SV-Meldedaten'.

Übrigens: Trotz Sofortmeldung muss zusätzlich die reguläre Meldung zum Beschäftigungsbeginn des neuen Mitarbeiters (Meldegrund 10) an die Sozialversicherung erfolgen, und zwar mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Aber das ist kein Problem: ilohngehalt erledigt das ebenfalls für Sie.