DSGVO und Lohnabrechnung - mit ilohngehalt auf der sicheren Seite

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist schon lange ein Thema bei uns von ilohngehalt. Bestimmt haben Sie Ihr Geschäft und Ihre Website an die Anforderungen der neuen, EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angepasst. Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neuen Bestimmungen hinsichtlich persönlicher Daten auch in Zukunft zu jeder Zeit beachten und umsetzen.

Dabei helfen wir Ihnen – mit neuen Funktionalitäten, die Ihnen die Umsetzung der zentralen DSGVO-Forderungen deutlich erleichtern werden.

Eine übersichtliche Darstellung der neuen ilohngehalt-Funktionen finden Sie untenstehend bei den einzelnen Anforderungen der DSGVO hinsichtlich Personaldaten.

Übrigens: Die DSGVO gilt natürlich auch für uns. Deshalb haben wir unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) aktualisiert.

Das Recht auf Vergessenwerden

Nach Artikel 17 der DSGVO hat jeder ein Recht auf Löschung seiner personenbezogenen Daten – so beispielsweise auch ehemalige Angestellte Ihres Unternehmens. Eine neue Funktion bei ilohngehalt macht dies denkbar einfach.

Eine klare Menüführung und detaillierte Informationen erleichtern Ihnen die Durchführung von Datenlöschungen von Mitarbeitern.

Bedenken Sie jedoch, dass eine solche Löschung endgültig ist und nicht rückgängig gemacht werden kann! Falls Sie also die Löschung auf Nachfrage von ilohngehalt nochmals bestätigen, wird dieser Mitarbeiter mitsamt seinen gesamten Daten und Berichten gelöscht.

Wir empfehlen daher dringend, vorher einen Datenexport  seiner Daten vorzunehmen. Diesen führen wir auf Anfrage gerne für Sie durch.

Achtung: In Deutschland gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist für Lohndaten von sechs Jahren. Somit können Sie Daten zu Mitarbeitern oder deren Lohnunterlagen in ilohngehalt erst nach Ablauf dieser Frist plus dem aktuellen Jahr löschen!

Das Recht auf Datenübertragbarkeit

Artikel 20 der DSGVO regelt das "Recht auf Datenübertragbarkeit" als Beitrag zur Stärkung der Datensouveränität des Einzelnen. Mit einer neuen ilohngehalt-Funktion erfüllen Sie diese Anforderung ebenso einfach wie regelkonform.

ilohngehalt bietet Ihnen mit der neuen Funktion "Datenexport" die Möglichkeit, die vollständigen Daten Ihrer gesamten Firma oder aber auch nur eines einzelnen Mitarbeiters zu exportieren.

Senden Sie uns einfach eine Anfrage, mit der Sie uns mit der Bereitstellung sämtlicher Daten beauftragen. Beachten Sie dabei bitte, dass wir für die Erstellung und Zurverfügungstellung eine einmalige Aufwandspauschale in Rechnung stellen. Nach Eingang der Rechnung erhalten Sie unter Lohnabrechnung unter "ZIP-Datei Download" alle wunschgemäß exportierten Daten im CSV-Format.

Zugriffsprotokollierung

Gemäß Artikel 76 des Bundesdatenschutzgesetzes müssen Sie auf Anfrage Protokolle auf Mitarbeiterdatenzugriffe den Bundesbeauftragten zur Verfügung stellen.

Eine neue Funktion in ilohngehalt bietet Ihnen lückenlose Zugriffsprotokolle: Unter dem Menüpunkt "Konto" haben Sie als Administrator eine Übersicht aller Logins, Klickpfade sowie ein Änderungsprotokoll aller Vorgänge der letzten 12 Monate in Ihrem ilohngehalt.

 

Das Recht auf Information

Laut Artikel 15 der DSGVO hat jeder das Recht, weitreichende Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Informationen verarbeitet und eventuell anderen zur Verfügungen gestellt wurden.

Mit ilohngehalt können Sie auf Anfrage eines Mitarbeiters diese komplexen Informationen mit wenigen Mausklicks zusammenstellen und diesem gesetzeskonform zur Verfügung stellen.

Die neue Funktion erlaubt Ihnen sowohl die Erstellung einer kompakten Übersicht für einen bzw. mehrere Mitarbeiter oder das Herunterladen als vollständige Datei bzw. Dateien, um sie dann den auskunftssuchenden Personen bereitzustellen.