02 Jun 2019

ELStAM nicht korrekt, Meldung falsch, was tun?

Wenn die ELStAM (die elektronischen Steuerabzugsmerkmale) nicht aktuell sind oder wenn die Steuerklasse, Konfession, Kinder, Ehe oder Partnerschaft und andere persönlichen Merkmale des Mitarbeiters nicht richtig wiedergeben werden, stimmen die Abzüge ebenfalls nicht.

Damit sind Nettolohn oder Netto-Gehalt nicht korrekt, zudem drohen eine falsch berechnete Lohnsteuer und eine fehlerhafte Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt.

Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber zwar für fristgerechte, korrekte Zahlungen und Meldungen. Allerdings liegen die in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Informationen nicht in seinem Verantwortungsbereich. Dafür sind der Mitarbeiter, die Steuerverwaltung und in manchen Fällen weitere Behörden zuständig.

 

Welche Lohnsteuer-Abzugsmerkmale sind als ELStAM gespeichert?

Derzeit sind in der elektronischen Datenbank der Finanzverwaltung folgende steuerliche Merkmale des Arbeitnehmers enthalten:

  • die Steuerklasse, bei Steuerklasse IV gegebenenfalls auch der Faktor
  • der Kirchensteuerabzug, gegebenenfalls auch beim Ehepartner oder Lebenspartner
  • mögliche Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers
  • ein Freibetrag, wenn der Arbeitnehmer beim Finanzamt Lohnsteuerermäßigung beantragt hat (etwa wegen hoher Werbungskosten oder als Behinderten-Pauschbetrag)
  • ein Hinzurechnungsbetrag (falls das Entgelt unter dem Grundfreibetrag liegt).

Diese Merkmale müssen monatlich abgeglichen und in der Gehaltsabrechnung aufgeführt werden.

Geplant ist, später noch zwei weitere Merkmale bereitzustellen:

  • die Höhe der Beiträge zu einer privaten Kranken- und/oder Pflegeversicherung
  • Arbeitsentgelt, das aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens nicht in Deutschland versteuert wird

 

Wie erhält ein Arbeitgeber die Berechtigung, ELStAM abzurufen?

Wenn Arbeitgeber zum ersten Mal einen Arbeitnehmer abrechnen und dafür ELStAM abrufen wollen, müssen sie sich einmalig mit ihrem Finanzamt in Verbindung setzen. Dort wird dann behördenintern ein sogenanntes Arbeitgebersignal für sie gesetzt. In der Regel genügt ein einfacher Anruf.

Anschließend ist der ELStAM-Abruf mit ilohngehalt problemlos möglich. Ein eigenes Organisationszertifikat benötigen Arbeitgeber, die ilohngehalt nutzen, nicht. Bei ihnen erfolgt der Abruf mit dem Zertifikat der Software.


ELStAM-Verfahren und Lohnsteuer-Anmeldung: mit ilohngehalt automatisch erledigt

Mit ilohngehalt lässt sich die Anmeldung oder Ummeldung eines Arbeitnehmers zum ELStAM-Verfahren ganz einfach erledigen. Dafür genügt es, unter Firma > Einrichtung bei "ELStAM erstellen" ein Häkchen zu setzen. Damit übernimmt ilohngehalt die elektronischen Steuerdaten.

Selbstverständlich übermittelt ilohngehalt auch die Lohnsteuer-Anmeldung an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt, und zwar entweder monatlich zum Zehnten des Folgemonats, vierteljährlich mit der Monatsabrechnung zum Quartalsende oder jährlich mit der Abrechnung im Dezember. (Die erforderlichen Zeiträume legt das Finanzamt fest, abhängig vom bisherigen Lohnsteueraufkommen.)

 

Wer ist verantwortlich dafür, dass die ELStAM aktuell bleiben?

Die ELStAM sind steuerliche Informationen über den Arbeitnehmer, deshalb ist es grundsätzlich dessen Sache, die Behörden über Änderungen zu informieren. Wenn Arbeitnehmer die Steuerklasse ändern wollen, müssen Sie sich an ihr Finanzamt wenden. Gleiches gilt, wenn das Sorgerecht wechselt oder die Kinderfreibeträge unter den Eltern umverteilt werden.

Wenn die Arbeitnehmer umziehen, heiraten, sich scheiden lassen, eine Partnerschaft beenden oder der Partner stirbt, wird das ohnehin von ihrem Einwohnermeldeamt beziehungsweise Standesamt an die Steuerverwaltung gemeldet, die daraufhin die ELStAM ändert. Das gilt auch beim Austritt aus der Kirche, der je nach Bundesland beim Amtsgericht oder Standesamt vorgenommen wird.

Liegen falsche ELStAM vor, muss der Arbeitnehmer deren Berichtigung bei seinem Wohnortfinanzamt beantragen. Nach der Korrektur übermittelt das Finanzamt die Änderungen mit der nächsten Änderungsliste an den Arbeitgeber (bzw. an ilohngehalt).

Liegen dem Finanzamt falsche Daten vor, stellt es dem Arbeitgeber eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt vorübergehend den ELStAM-Abruf für den betroffenen Arbeitnehmer, damit die falschen Daten nicht mehr zu Anwendung kommen.

 

Was tun, wenn die ELStAM des Mitarbeiters offensichtlich falsch sind?

In einem Unternehmen, in dem der Arbeitgeber seine Mitarbeiter persönlich kennt, wird es auffallen, wenn für die alleinerziehende Arbeitnehmerin kein Kinderfreibetrag eingetragen ist, wenn ein Geschiedener weiterhin als verheiratet besteuert oder die in der Kirchengemeinde aktive Kollegin als konfessionslos geführt wird.

Doch auch in diesen Fällen kann das Merkmal vom Arbeitgeber nicht einfach geändert werden. Das gilt selbst dann, wenn der Mitarbeiter bestätigt, dass die Information nicht zutrifft. Die ELStAM sind so, wie sie sind, für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verbindlich, außer es liegt ein technischer Fehler vor oder die Kulanzregel für Lohnsteuerklasse I greift (dazu gleich mehr). Das Gute: Umgekehrt ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die ELStAM auf Korrektheit zu überprüfen. Er haftet nicht, wenn diese falsch sind.

Um die Korrektur der Informationen muss sich der Mitarbeiter kümmern. Er kann ansonsten, wenn nötig, die Einkommensteuerjahreserklärung nutzen, um einen fälschlich nicht berücksichtigten Freibetrag zu erhalten.

 

Kulanzregel

Eine Ausnahme besteht bei Verheirateten und Allererziehenden, bei denen die in den ELStAM eingetragene Steuerklasse nicht stimmt. Werden Verheiratete oder Alleinerziehende mit Steuerklasse 1 ausgewiesen, darf dies für den Lohnsteuerabzug bis zu drei Kalendermonate lang korrigiert werden. Spätestens dann müssen aber die korrekten Angaben bei der Finanzverwaltung hinterlegt sein.

 

ELStAM lassen sich nicht abrufen?

Auch für den Fall, dass ein technischer Fehler den Abgleich der Stammdaten in ilohngehalt mit den ELStAM-Daten der Steuerverwaltung verhindert, dürfen die voraussichtlichen beziehungsweise die vorliegenden Angaben verwendet werden. Diese Ausnahmeregelung ist ebenfalls auf drei Kalendermonate beschränkt.

 

Als Hauptarbeitgeber angemeldet, nun aber doch nur Nebenarbeitgeber?

Leider passiert es gar nicht so selten, dass man nicht wie gedachte einziger und damit Hauptarbeitgeber einer Teilzeitkraft ist, sondern doch nur Nebenarbeitgeber, wie sich später herausstellt.

Als rechtliche Absicherung gegen solche Fälle sollten Arbeitgeber sich vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass keine weiteren Arbeitsverhältnisse vorliegen. Für die Lohnabrechnung in ilohngehalt bleibt in diesem Fall nur die Möglichkeit, den Mitarbeiter zunächst abzumelden und dann am nächsten Tag neu anzumelden, dann korrekt als Nebenarbeitgeber. Eine rückwirkende Stornierung der ELStAM-Meldung sieht das Verfahren nicht vor.

Auch der umgekehrte Fall kommt vor: Ein neuer Nebenarbeitgeber meldet sich als Hauptarbeitgeber an. Das ist ärgerlich, denn so erhält man selbst fehlerhafte ELStAM übermittelt und kann für das Entgelt nur Steuerklasse IV nutzen. Der Arbeitnehmer erhält damit weniger Nettolohn. In diesem Fall kann der eigentliche Hauptarbeitgeber für bis zu drei Kalendermonate ebenfalls die korrekten Abzüge vornehmen. Auch diese Situation fällt nach Praxis der Finanzämter unter die Kulanzregelungen für „technische Störungen“.

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