Betriebs- oder Steuerprüfung? ilohngehalt unterstützt Sie!

Als Arbeitgeber kann Ihnen jederzeit die Ankündigung einer Prüfung Ihrer Lohnbuchhaltung ins Büro flattern. Solche Prüfungen nehmen in erster Linie zwei Institutionen vor: das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung.

Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Finanzamt

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung kontrolliert der Prüfdienst Ihres Betriebsstättenfinanzamts, ob Sie die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch vermögenswirksame Leistungen oder Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge können geprüft werden, wenn Sie solche Leistungen bezahlen.

Der Termin wird Ihnen vorher angekündigt. Normalerweise haben Sie rund zwei Wochen Zeit zur Vorbereitung. Bei einem wichtigen Verhinderungsgrund kann die Prüfung verschoben werden. Was genau geprüft wird, erfahren Sie ebenfalls vorher: Sie erhalten eine „Prüfungsanordnung“, die Zeitraum und Umfang der Prüfung nennt. Meist geht es um die letzten drei oder vier Jahre. Bei einem kleineren Betrieb mit wenigen Arbeitnehmern ist die Prüfung normalerweise nach wenigen Tagen überstanden.

Der Prüfer ist an die Prüfungsanordnung gebunden. Um zusätzliche Jahre oder Steuerarten zu untersuchen, muss diese formell erweitert werden. Das kann zum Beispiel geschehen, wenn er konkrete Hinweise auf nicht versteuerte Lohnbestandteile findet.

Elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung: Der Prüfer will Zugriff auf die Daten

Ursprünglich fanden Steuerprüfungen, einschließlich von Lohnsteuer-Außenprüfungen, immer vor Ort im Betrieb, früher auch beim Steuerberater statt. Inzwischen werden sie häufig digital durchgeführt, ganz besonders in Pandemie-Zeiten. Der Prüfer hat Anspruch darauf, dass Sie ihm Zugriff auf Ihre Lohnabrechnung und Lohnkonten geben.

Die entscheidenden Unterlagen können Sie in ilohngehalt im Bereich -> „Lohnabrechnung“ (1) unter dem Menüpunkt - > „Zip-Datei erstellen“ (2) abrufen. Wählen Sie dort den jeweils benötigten -> „Bericht“ (3): das Lohnkonto, die Lohn/Gehaltsabrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung oder die DEÜV-Bescheinigung.

Dazu selektieren Sie das benötigte Dokument und die betreffende Abrechnungsperiode in der Auswahlliste (4). Nach einem Klick auf den Button -> „Zip-Datei erstellen“ (5) wird die Datei generiert. Ein eingeblendeter Hinweis sagt Ihnen, so sie zu finden ist (6).

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Die so generierten Exportdateien finden Sie anschließend im Bereich -> „Lohnabrechnung“ unter dem Menüpunkt -> „Zip-Datei Download“.

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Klicken Sie auf die Buttons -> „Zip-Datei download“, um die gewünschten Unterlagen als komprimierte PDF-Dateien herunterzuladen und dem Prüfer zukommen zu lassen.

Betriebsprüfung durch die Sozialversicherungsträger

Neben der Lohnsteuer werden bei Arbeitgebern regelmäßig auch die Sozialversicherungsbeiträge einschließlich der Unfallversicherungsbeiträge und der Künstlersozialabgabe geprüft. In diesem Fall ist der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) zuständig. Seine Prüftätigkeit unterliegt einem festen Turnus: Arbeitgeber sollen alle vier Jahre geprüft werden. Wie die Prüfer des Finanzamts kündigen auch die DRV-Kontrolleure ihre Prüfung in der Regel etwa zwei Wochen vorher an.

Neben der klassischen Vorort-Prüfung gibt es die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Außerdem kann bei Betrieben mit weniger als 20 Beschäftigten ohnehin eine sogenannte Vorlageprüfung stattfinden, bei der die Unterlagen nur an den Prüfer übermittelt werden, ohne dass dieser vor Ort im Betrieb erscheinen muss.

Die Daten für den DRV-Prüfer: Fertig aufbereitet in ilohngehalt

Auch die Daten für eine Betriebsprüfung der DRV stellt ilohngehalt Ihnen im Handumdrehen zur Verfügung. Gehen Sie im Bereich -> „Lohnabrechnung“ (1) auf den Menüpunkt -> „Berichte“ (2) und wählen Sie in diesem Fall den Listeneintrag -> „Lohnkonto“. Wählen Sie dort unter -> „Periode“ den benötigten Zeitraum und darunter den jeweiligen -> „Mitarbeiter“ aus (3).

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 Durch Klick auf den Button -> „Wählen“ (4) starten Sie den Download der PDF-Datei aus.

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Die Kommunikation mit dem Prüfer

Das geprüfte Unternehmen hat eine Mitwirkungspflicht, sowohl gegenüber dem Finanzamt wie der DRV. Sie müssen dem Prüfer von ihm angeforderte Informationen und Dokumente zur Verfügung stellen, soweit sie zur Sache gehören. Das gilt nicht nur für die Lohnabrechnungen sowie die DEÜV-Meldungen und -Bescheinigungen, sondern auch für Arbeitsverträge, Stundenzettel, Spesenbelege, Vereinbarungen über Zusatzleistungen, Nebenjob-Erklärungen von 450-Euro-Kräften, Unterlagen zur Versicherungsfreiheit wie Semesterbescheinigungen von Werksstudenten, Werkverträge mit externen Selbstständigen oder Sub-Unternehmern und ähnlichem mehr.

Binden Sie so früh wie möglich ihren Steuerberater ein, um dem Prüfer auf Augenhöhe zu begegnen. Ein wichtiger Teil einer Betriebsprüfung sind die Besprechungen. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung beginnt in der Regel mit einer Vorbesprechung und endet – zumindest, wenn Steuernachzahlungen drohen – mit einer Nachbesprechung. Dazu können Zwischenbesprechungen kommen, um Unklarheiten und Beanstandungen gleich zu thematisieren. Auch nach einer DRV-Prüfung gibt es ein Abschlussgespräch.

Übrigens …

  • … müssen Sie weder Beanstandungen der DRV-Prüfer noch Änderungsbescheide des Finanzamts nach einer Prüfung einfach akzeptieren. Sprechen Sie mit einem Anwalt oder einem Steuerberater, wenn Sie mit der Interpretation des Prüfers nicht einverstanden sind. Im Steuer- und Sozialversicherungsrecht ist vieles Auslegungsfrage. Gegenwehr ist möglich und kann je nach Sachlage durchaus Erfolgsaussichten haben.
  • … werden Kleinbetriebe im Durchschnitt nicht einmal alle 20, Kleinstbetriebe etwa alle 60 Jahre vom Finanzamt geprüft.
  • … können Lohnkonten auch als Teil anderer Steuerprüfungen ins Visier geraten, zum Beispiel bei einer allgemeinen Betriebsprüfung oder, falls es Sachlohn-Leistungen gibt, im Rahmen einer Umsatzsteuerprüfung.
  • … tauschen Zoll, Sozialversicherungsträger, Finanzämter und tarifliche Sozialkassen Daten aus.
  • … sind die Prüfer der Deutsche Rentenversicherung auch für die Prüfung der gesetzlichen Unfallversicherung und der Künstlersozialabgabe zuständig. Die Künstlersozialkasse unterhält zusätzlich einen eigenen Prüfdienst.
  • … werden auf Antrag des geprüften Unternehmens die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung zusammengelegt.
  • … sind Arbeitsverhältnisse mit Angehörigen sowohl für das Finanzamt wie für die DRV stets von besonderem Interesse.
  • … wecken Vergünstigungen wie ein zur Privatnutzung freigegebener Firmenwagen sowie steuer- und sozialversicherungsfreie Extra-Leistungen wie ein Kindergartenzuschuss ebenfalls schnell Aufmerksamkeit.
  • … suchen DRV-Prüfer regelmäßig nach Phantomlohn: Entgeltansprüche, die sich gesetzlich oder arbeitsvertraglich begründen lassen und auf die deshalb Sozialversicherungsbeiträge anfallen, selbst wenn den Mitarbeitern nichts ausgezahlt wurden und der Anspruch weder ihnen noch dem Arbeitgeber bewusst war.
  • … achten die DRV-Prüfer auf alles, was auf Schwarzarbeit, Scheinselbstständigkeit oder Beitragshinterziehung bei Leiharbeitnehmern und Subunternehmern hinweisen könnte.
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