Sozialversicherungsbeiträge per Lastschrift - Abrechnung rechtzeitig erledigen!

Die Krankenkassen sind Einzugsstellen der gesetzlichen Sozialversicherung

Grundsätzlich sind die Krankenkassen die Einzugsstellen für die Sozialversicherungsbeiträge – neben der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung auch für die Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung, und zwar jeweils für die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile. Bei Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten ist die Minijob-Zentrale zuständig.

Anders ausgedrückt: Diese Einzugsstellen sind für den Einzug des Gesamtsozialversicherungsbeitrags zuständig. Ihnen muss auch der Beitragsnachweis für die dort versicherten Mitarbeiter übermittelt werden. Das gilt sowohl für pflichtversicherte wie für freiwillig versicherte Mitarbeiter.

Beitragshöhe und Beitragsnachweise: darum kümmert sich ilohngehalt für Sie

Wie viel bei jedem Mitarbeiter an Sozialversicherungsabgaben anfällt, ermittelt ilohngehalt für Sie. Das ist Teil der Lohnabrechnung. Außerdem sorgt das Programm automatisch für die rechtzeitige Übermittlung des Beitragsnachweises.

Dieser dienst quasi als Beleg zur Abführung der Beiträge: er gibt an, wie hoch der Gesamtbetrag an Sozialversicherungsbeiträgen im jeweiligen Monat für die jeweilige Krankenkasse ist, und wie er sich auf die verschiedenen Versicherungszweige und die Umlagen aufteilt. Der Beitragsnachweis erfolgt kumuliert: die Beiträge für die bei der jeweiligen Kasse versicherten bzw. geführten Mitarbeiter werden zusammengerechnet.

Beitragsnachweise mit ilohngehalt

Ob ilohngehalt Beitragsnachweise erstellen und übermitteln soll, kann nur zu Beginn beim Anmelden des Unternehmens im System festgelegt werden. Nach der ersten Lohnabrechnung lässt die Auswahl sich nicht mehr ändern. Standardeinstellung ist, dass ilohngehalt Beitragsnachweise erstellt: diese gehören schließlich zu den Pflichten des Arbeitgebers.

Die Option findet sich unter -> „Firma“ -> „Einrichtung“ -> „Beitragsnachweise erstellen“. Erstellte und übermittelte Beitragsnachweise kann man unter -> „Lohnabrechnung“ -> „Berichte“ -> „Beitragsnachweise“ herunterladen, nach Abrechnungszeiträumen und Krankenkassen geordnet. Unter -> „Lohnabrechnung“ -> „Berichte“ -> „Beitragsabrechnung“ erhält man außerdem eine Aufstellung darüber, wie viel an Beiträgen für welchen Mitarbeiter abgeführt wurde.

Anmerkung: Mehr zum Beitragsnachweis erfahren Sie im Artikel „So werden Beitragsnachweise an die Krankenkasse versendet“ oder im Erklärvideo „So verschickt ilohngehalt die Beitragsnachweise für Sie“.

Fälligkeit von Beitragszahlung und Beitragsnachweis

• Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats fällig. Dann muss das Geld bei den Krankenkassen sein, entweder per Überweisung oder durch Bankeinzug.
• Der Beitragsnachweis für den jeweiligen Monat muss den Krankenkassen allerdings schon zwei Bankarbeitstage früher vorliegen. Er muss also am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats übermittelt sein und deshalb am sechsletzten Tag erstellt werden. Das Erstellen und Übermitteln übernimmt ebenfalls ilohngehalt.

Beitragsdifferenzen
Die Sozialversicherungsbeiträge müssen also bezahlt werden, bevor der Monat vorbei ist. Mit der Übermittlung der Beitragsnachweise werden die darin gemeldeten Beiträge in dieser Höhe fällig. Natürlich kann es an den letzten Tagen noch zu Abweichungen von der ermittelten Höhe kommen, zum Beispiel weil unerwartete Arbeitsstunden dazu kommen. Solche Beitragsdifferenzen werden mit den Beiträgen für den nächsten Monat verrechnet. Das Verrechnen erledigt ilohngehalt automatisch für Sie.

Rechtzeitige Lohnabrechnung: Beitragsnachweis mit den tatsächlichen Abrechnungswerten

Wird die Lohnabrechnung durchgeführt, bevor ilohngehalt die Beitragsnachweise übermittelt, d. h. rechtzeitig vor dem fünftletzten Bankarbeitstag des Monats, dann passen Beitragsnachweis und Lohnabrechnung zusammen – der Nachweis basiert dann auf den Werten und Beträgen der Lohnabrechnung.

Erfolgt die Lohnabrechnung nicht rechtzeitig, erstellt ilohngehalt auf Grundlage einer Schätzungsabrechnung. Grundlage sind die Beträge, die zum Zeitpunkt der Erstellung im Feld -> „Lohnberechnung“ -> „Gehalt & Monatslohn“ -> „Monatslohn“ bzw. -> „Lohnberechnung“ -> „Gehalt & Monatslohn“ -> „Gehalt“ stehen.

Wie kommt das Geld zur Einzugsstelle?

Arbeitgeber können die Beiträge jeden Monat überweisen. Verzögern darf sich die Überweisung allerdings nicht. Sonst drohen sehr schnell Säumniszuschläge und Mahngebühren. Bleibt der Arbeitgeber die Beiträge weiterhin schuldig, muss er mit Zwangsvollstreckungsmaßnahmen rechnen, zum Beispiel mit einer Kontenpfändung.

Um das zu vermeiden, kann den Krankenkassen ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt werden. Ansprechpartner ist der Arbeitgeberservice der jeweiligen Krankenkasse. Damit entfällt der Druck, jeden Monat das Geld rechtzeitig anzuweisen. Für die Deckung des Kontos muss natürlich gesorgt sein.

Außerdem ist es auch beim Lastschriftverfahren durch die Krankenkassen ratsam, die Lohnabrechnung vor Fälligkeit des Beitragsnachweises durchzuführen. Nur dann ist sichergestellt, dass die von der Krankenkasse abgebuchten Beiträge zur Lohn- oder Gehaltsabrechnung passen.

Bankarbeitstage und Fälligkeitstage

Entscheidend sind, wie oben erklärt, der drittletzte Bankarbeitstag eines jeden Monats (für die Fälligkeit der Beitragszahlung) sowie der Termin zwei Bankarbeitstage vorher (für die Fälligkeit des Beitragsnachweises).

ilohngehalt informiert Sie jeweils am Monatsanfang über den Termin des laufenden Monats: Sie finden ihn unter -> „Einstellungen“ -> „Mitteilungen“ als Nachricht mit dem Betreff „Beitragsnachweislauf“.

Diese Termine schwanken von Monat zu Monat, abhängig von Samstagen, Sonntagen und Feiertagen. Da die Bundesländer unterschiedliche Feiertagsregelungen haben, kann die Fälligkeit zudem von einem Land zum anderen variieren. Entscheidend ist der Sitz der jeweiligen Krankenkasse.

Eine Übersicht der Fälligkeiten für 2021 findet sich bei vielen Krankenkassen, oder auch bei der Minijob-Zentrale (Sitz: Nordrhein-Westfalen).