So übernehmen Sie Vortragswerte in Ihre neue Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wenn Sie sich zum Wechsel zu ilohngehalt entschieden haben, gilt es anschließend, die Vortragswerte aus Ihrer alten Lohnabrechnungssoftware zu übernehmen. Wie das genau funktioniert, erklären wir Ihnen hier.
In bestimmten Fällen sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung Werte von Bedeutung, die aus früheren Abrechnungsperioden beziehungsweise aus der Zeit vor der Nutzung von ilohngehalt stammen. Dazu gehören dann beispielsweise das Steuerbrutto, die Zahl der steuerlich relevanten Arbeitstage (Steuertage), die angefallenen Sozialversicherungsbeiträge und vieles mehr.
Diese Werte müssen einmalig als Summenangaben nach ilohngehalt übertragen werden. Eingeben oder auch korrigieren können Sie Vortragswerte Ihrer Arbeitnehmer unter Mitarbeiter > Vortragswerte. Doch in welchen Fällen benötigen Sie die Vortragswerte überhaupt?
In diesen Situation benötigen Sie die Vortragswerte
Vortragswerte können vor allem in drei bestimmten Situationen eine Rolle spielen:
- Wenn Sie einen Mitarbeiter im Laufe des Jahres neu mit ilohngehalt abrechnen
- Beim Wechsel zu ilohngehalt im laufenden Jahr
- Wenn Sie einen Mitarbeiter ab dem 1. Januar eines Jahres neu mit ilohngehalt abrechnen, vorher Arbeitgeber waren und die Märzklausel zur Anwendung kommen könnte
Ein neuer Mitarbeiter tritt während des laufenden Jahres in das Unternehmen ein
Die Vortragswerte werden für einen neuen Arbeitnehmer benötigt, um den Lohnsteuerjahresausgleich für den neu eingestellten Mitarbeiter durchführen zu können. Zum anderen sind die Vorjahreswerte erforderlich, um im Falle einer Einmalzahlung (Bonus, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld etc.) das voraussichtliche Jahresbrutto errechnen zu können. Das wiederum ist notwendig, um die Sozialversicherungsbeiträge für Einmalzahlungen und die Lohnsteuer auf sonstige Bezüge zu errechnen.
Sie wechseln während des laufenden Jahres zu ilohngehalt
Erfolgt die Umstellung auf ilohngehalt während des laufenden Jahres, dann können die Vortragswerte für die Vormonate seit Jahresbeginn eingegeben werden. Diese werden dann ebenfalls bei der Abrechnung von Einmalzahlungen und sonstigen Bezügen sowie für Lohnsteuerbescheinigungen benötigt. In ilohngehalt steht für den Import die Funktion Mitarbeiter > Mitarbeiter importieren bereit.
Umstellung auf ilohngehalt zum 1. Januar eines Jahres
Wenn Sie zum 1. Januar auf ilohngehalt umstellen und vorher die Lohnabrechnung für den Mitarbeiter auf andere Art beziehungsweise mit einem anderem Programm erledigt haben, werden die Vortragswerte aus dem Vorjahr benötigt, falls im ersten Quartal des neuen Jahres Einmalzahlungen geleistet werden. Das kann beispielsweise ein Bonus für gute Leistungen im Vorjahr sein. In diesem Fall kann die sogenannte Märzklausel zur Anwendung kommen.
Werden im ersten Quartal keine Einmalzahlungen geleistet, müssen die Vortragswerte aus dem Vorjahr nicht eingegeben werden.
Kurzgefasst: die Märzklausel
Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer in den ersten drei Monaten des Kalenderjahrs eine Einmalzahlung gewähren, dann müssen die Sozialversicherungsbeiträge unter Umständen so abgerechnet werden, als wären sie im Vorjahr erfolgt – dann nämlich, wenn diese Voraussetzungen gelten:
- Sie waren auch schon im Vorjahr der Arbeitgeber.
- Der Mitarbeiter hat – einschließlich der Einmalzahlung - im entsprechenden Lohnabrechnungszeitraum die anteilige Beitragsbemessungsgrenze überschritten.
Zur Märzklausel gibt es einige Besonderheiten. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Beitrag: Einmalzahlung im ersten Quartal: Wann greift die Märzklausel?
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