Das neue UV-Meldeverfahren mit Lohnnachweis

Der Jahreswechsel naht, und es fallen zahlreiche Jahresabschlussarbeiten an – auch, was die Lohnabrechnung für Ihre Arbeitskräfte betrifft. Zum Beispiel die Meldung des Jahresentgelts Ihrer Mitarbeiter an die Gesetzliche Unfallversicherung. Achtung: Hier ändert sich demnächst etwas.

Zum 1. Januar 2017 wurde das bisherige Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch einen moderneren Weg – den digitalen Lohnnachweis – ersetzt. Die zweijährige Übergangsfrist endet zum 1. Januar 2019, d.h. Sie müssen für das Beitragsjahr 2018 bereits auf das neue Meldeverfahren umgestellt haben.

Für das Beitragsjahr 2017 endet die Meldefrist am 12. Februar 2018. Hier können Sie zum letzten Mal die Meldung schriftlich, via Fax oder im Extranet der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) durchführen.

Wenn Sie eine moderne Online-Lohnabrechnung nutzen, verwenden Sie als Grundlage für die UV-Entgeltmeldung einfach nach der Dezemberabrechnung den Bericht "UV-Liste".

Zusätzlich zur Meldung Ihrer Lohnsummen an die DGUV auf traditionellem Weg müssen Sie parallel ebendiesen Lohnnachweis aber auch schon nach dem digitalen Meldeverfahren erbringen. Dies bedeutet zusätzliche Arbeit für Sie, ist aber zur Sicherung der Qualität der Meldedaten unvermeidlich.

Wie bereite ich mich zum Jahreswechsel auf den neuen Lohnnachweis vor?

Voraussetzung für den Zugang zu dem digitalen Entgeltmeldeverfahren für die Unfallversicherung ist die Teilnahme an einem sogenannten Vorverfahren, bei dem Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens abgleichen müssen. Für den digitalen Lohnnachweis müssen die Mitgliedsnummer Ihres Unternehmens, die Betriebsnummer Ihres zuständigen UV-Trägers und – auf die Gefahrenstellen bezogen – das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die Anzahl der Arbeitsstunden sowie Ihrer Arbeitskräfte abgeglichen und korrekt zugeordnet werden.

Wie hilft mir Online-Lohnabrechnung bei der Umstellung?

Der Stammdatendienst wird bei der DGUV verwaltet und versorgt zukünftig Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv.net oder Ihr systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm mit allen erforderlichen Daten, die für eine korrekte digitale Entgeltmeldung an die Unfallversicherung nötig sind.

Mit Online-Lohnabrechnung wie ilohngehalt geschieht dies denkbar schnell und einfach: Nachdem Sie noch vor Ihrer Januarabrechnung 2018 die korrekte UV-Betriebsnummer sowie die UV-PIN in den Firmenstammdaten im Register "Einrichtung" im Zugang eingepflegt haben, führt das Online-Lohnabrechnungsprogramm einen automatischen Datenabruf durch und schafft damit die Grundlage für die elektronische UV-Meldung. Ordnen Sie nach der Rückmeldung der UV einfach die darin enthaltenen Gefahrtarife Ihren Mitarbeitern zu, damit die Meldung zum Jahresende dann die richtigen Werte enthält.